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沈阳大学党委校长办公室会议场所管理使用规定(暂行)
2017-10-18 15:59  

沈阳大学党委校长办公室

会议场所管理使用规定(暂行)

 

为了规范党委校长办公室管理的会议室和贵宾室使用和管理,确保学校党务、政务运转,特制定本规定。

一、责任主体

学校党委校长办公室负责管辖的第一、第二、第三会议室和贵宾室等会议场所,统一由秘书科负责管理,分管副主任负责审批。

二、管理内容

1.会议场所设备、设施等财产的完整与安全管理。

2.会议场所视听设施的保全与调试。

3.会议场所的使用审批。

4.会议场所的保洁管理和维护报修。

5.其它与会议场所使用有关的事项。

三、会议室及贵宾室使用范围

1.第一会议室原则上主要用于党委常委会、党政联席会、校长办公会、领导班子碰头会等重要会议和重要专题会议。

2.第二、第三会议室主要用于校内各部门主办或组织召开的校级或部门会议。

3.贵宾室主要用于校领导接待上级领导、兄弟院校领导、重要外宾等重要接待活动。

以上会议室原则上不作其他用途,因工作需要,其他内容的会议须经党委校长办公室主任审批后方可使用。

四、使用程序

1.会议场所借用部门在党校办网站下载《会议室(贵宾室)使用申请表》,填好后由部门主管办公室工作领导签字后报党校办秘书科。

2.秘书科根据本规定和会议室(贵宾室)实际使用情况,报分管副主任审批。

3.分管副主任审批后,秘书科填写《会议室(贵宾室)使用登记表》后,通知借用部门联系人和物业保洁人员。

4.借用部门到秘书科借用会议室(贵宾室)钥匙做好会场布置等筹备工作;物业保洁人员做好会议场所的清洁卫生、热水等工作。

5.会议结束后,借用部门负责对会场环境进行清理(包括会场布置清理、文件资料清理等),并在清理结束后第一时间将钥匙送还秘书科。

6、秘书科接钥匙后,协调物业保洁人员做好会场卫生清理工作。

五、会务服务

学校各部门会议按照“谁主办、谁负责”的原则,借用部门使用会议室(贵宾室)由本部门安排人员进行会务服务和保障。所需要的会场布置(含横幅制作悬挂、笔记本电脑连接、材料摆放、PPT投影播放、音响使用)会务服务(开门、倒水、关门)等工作均由借用部门自行负责。会场备品(茶叶、白瓷杯、热水、空桌牌、空名签纸)由党委校长办公室统一准备;纸杯、小瓶矿泉水、纸巾、桌签打印(在党校办网站下载桌签打印格式)等由借用部门自行安排。

六、管理要求

1. 会议室安排中若有冲突,按申请时间先后顺序确定,会议室一般不可跨学期申请。双休日或节假日使用会议室须在工作日预约申请(寒暑假除外)。会议室申请程序完成后,如无特殊情况,不可随意更改。若各部门申请的会议室与学校临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突,由秘书科负责统筹调整。

2.党委校长办公室管理的会议场所主要用于校内部门使用,原则上不向校外单位借用会议场所,特殊需要的,必须经党委校长办公室主任审批。

3.校内各部门借用党委校长办公室管理的会议场所免费使用,不得用于赢利性的会议或活动。一经发现,党委校长办公室有权立即终止使用,并通报全校。

4.校内各部门要在会议场所使用期间,参会人员禁止吸烟、随地吐痰,不得乱扔纸屑、杂物,桌面等部位不得随意张贴、涂写。在会议场所悬挂、张贴标语条幅,需在秘书科专人指导下开展,并在用后及时清除,以保持会议场所的整洁、清洁和各种会议设施的完好。同时,按照“谁使用,谁负责”的原则,会议场所借用期间由使用部门承担安全管理主体责任。

5. 仅有学生自己主持召开的会议不得使用党委校长办公室管理的会议场所,校内各部门不得为上述会议申请会议室。

 

 

                                  党委校长办公室 

 

                                   2017922

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